Tworzenie i edycja JEDZ

Niniejszy tekst opiera się w istotnym stopniu na informacjach zwartych w Instrukcji wydanej przez Urząd Zamówień Publicznych dostępnej TUTAJ, ale zawiera także pewne dodatkowe informacje i wyjaśnienia.

Instrukcja UZP nie wskazuje oprogramowania, które powinno być użyte przez wykonawcę do wypełnienia JEDZ. Wykonawca ma w tym względzie pełną dowolność. Instrukcja wymienia jako jedną z możliwości (naszym zdaniem słusznie) narzędzie ESPD udostępniane przez Komisję Europejską. Należy zwrócić uwagę, że pełna dowolność w użyciu narzędzi nie jest jednoznaczna z możliwością przekazania pliku w dowolnym formacie. W tym przypadku wykonawca winien brać pod uwagę wymagania zamawiającego, które ten powinien określić w SIWZ. Zamawiający natomiast nie ma w tym zakresie pełnej dowolności, gdyż jest ograniczony do wyboru formatów spośród wymienionych w załączniku nr 2 do Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych.

Serwis ESPD, jako usługa pozwalająca na sporządzenia JEDZ jest godzien polecenia choćby z tego powodu, że jego funkcjonalność (choć niedoskonała) sprawdziła się we wszystkich krajach Unii Europejskiej. Serwis udostępniany jest bezpłatnie i bez jakichkolwiek ograniczeń w intrenecie przez Komisję Europejską. Serwis umożliwia zamawiającym wypełnienie i ponowne wykorzystanie szablonu jednolitego dokumentu tzw. eESPD, z określeniem kryteriów wykluczenia i wyboru, a wykonawcom wypełnienie, ponowne wykorzystanie, pobranie i drukowanie jednolitego dokumentu w ramach danego postępowania. Te właściwości serwisu istotnie redukują pracochłonność związaną z przygotowaniem jednolitego dokumentu zarówno po stronie zamawiającego, jak i wykonawcy. Zamawiający może wyeksportować eESPD jako plik dający się przetwarzać cyfrowo i opublikować ten plik wraz z pozostałą dokumentacją przetargową. Zamawiający i wykonawcy mogą przetworzyć eESPD do formatu .pdf, a także wydrukować z końcowej strony wspomnianego serwisu internetowego. Atrakcyjną funkcjonalnością serwisu jest to, że zamawiający nie musi wpisywać wszystkich danych dotyczących postępowania. Internetowy formularz eESPD Komisji Europejskiej jest w stanie automatycznie pobrać niektóre informacje z ogłoszenia przekazanego do TED (Tenders Electronic Daily).

Wykonawca, chcąc skorzystać z serwisu ma pięć możliwości:

  1. Stworzenie oświadczenia JEDZ od początku, czyli nie korzystając z żadnych danych zamawiającego (bo ich nie przesłał w formacie dającym się zaimportować), ani własnych danych (bo jeszcze ich nie wprowadził do serwisu i odpowiednio nie zapamiętał).
    W takim przypadku odpowiadając na pytanie "Co chcesz zrobić?" wykonawca wybiera opcję "Stworzyć odpowiedź".
  2. Stworzenia oświadczenia JEDZ z wykorzystaniem własnych danych, np. takich, które wykorzystywał już w którymś z poprzednich postępowań.
    W takim przypadku odpowiadając na pytanie "Co chcesz zrobić?" wykonawca wybiera opcję "zaimportować ESPD" i wybiera plik zawierający własne dane, które chce dołączyć to tworzonego JEDZ.
  3. Stworzenia oświadczenia JEDZ wyłącznie z wykorzystaniem danych przekazany przez zamawiającego;
    W takim przypadku odpowiadając na pytanie "Co chcesz zrobić?" wykonawca wybiera opcję "zaimportować ESPD" i wybiera plik przekazany przez zamawiającego.
  4. Stworzenie oświadczenia JEDZ z wykorzystaniem własnych danych i danych przekazanych przez zamawiającego;
    W takim przypadku odpowiadając na pytanie "Co chcesz zrobić?" wykonawca wybiera opcję "Połącz dwa ESPD" i wybiera dwa pliki - pierwszy przekazany przez zamawiającego i drugi - własny plik, który zamierza wykorzystać w nowym JEDZ.
  5. Edytować wcześniej stworzony plik JEDZ, aby go poprawić lub dokończyć jego wypełnianie.
    W takim przypadku, podobnie jak w przypadku 2 odpowiadając na pytanie "Co chcesz zrobić?" wykonawca wybiera opcję "zaimportować ESPD" i wybiera plik zawierający wcześniej utworzony przez siebie plik JEDZ.

Plik stanowiący efekt działania serwisu może być zapisany na dysku zamawiającego wyłącznie w formacie .xml lub .pdf.

Stoimy na stanowisku, że o ile wymagany przez zamawiającego format danych JEDZ mieści się w formatach określonych przez załącznik nr 2 do Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych, to wykonawca powinien się do tego wymagania dostosować. Można sobie oczywiście wyobrazić przypadki, w których nie będzie to możliwe. W takiej sytuacji wykonawca powinien skorzystać ze środków odwoławczych uzasadniając w ew. odwołaniu, na czym polegało ograniczenie konkurencji przez zamawiającego, który wskazał na określony format oświadczenia.

W przypadku, w którym zamawiający wybrał jako dopuszczalne wyłącznie formaty typowe dla najczęściej stosowanych edytorów tekstów: .doc, .docx. .rtf, .txt, .odt - poza tym, że pozbawił się możliwości automatycznego przetwarzania otrzymanego JEDZ (takiej decyzji zamawiającego nie możemy wykluczyć) sprawił problem dla wykonawcy. Wykonawca, w takim przypadku musi bowiem albo zrezygnować z użycia serwisu ESPD (sporządzić JEDZ za pomocą edytora tekstów), albo musi dysponować programem, który przetworzy jeden z formatów, w którym utworzył JEDZ (.xml lub .pdf), do formatu wymaganego przez zamawiającego. Może także teoretycznie forsować przesłanie pliku bez konwersji, chociaż nie będzie to zgodne z wymaganiami zamawiającego, jednak uwzględniając treść wspomnianej Instrukcji, zamawiający będzie musiał taki plik zaakceptować.